¿Cuál es la nomenclatura en el trabajo de oficina?
Para llevar a cabo adecuadamente el trabajo de oficina,Es necesario saber qué es una nomenclatura. De acuerdo con la definición, la nomenclatura es una lista de las partes, materiales y estructuras que fueron utilizados por la producción, compilados de acuerdo con un determinado sistema. Al compilar tal lista, a cada uno de estos materiales se le asigna un código de numerales, letras o una combinación alfanumérica: número de nomenclatura.
En la gestión de casos, la nomenclatura de casos esuna lista sistematizada de documentos comerciales (o casos) que se elaboran en el curso del trabajo de una organización. La nomenclatura determina por cuánto tiempo deben guardarse los valores y en qué orden registrarse. Por ejemplo, en las escuelas secundarias (gimnasios), el director mantiene los diarios escolares durante otros 5 años después de la graduación.
Funciones principales
La principal tarea en la redacción de la nomenclatura de casos -hacer que el trabajo del aparato gerencial sea más perfecto, productivo, deshacerse de la interferencia burocrática. La solución rápida y cualitativa de muchos problemas, la actividad de toda la organización a menudo depende del orden en que se almacenan los documentos, de cuán fácilmente se pueden encontrar a pedido, de cuán competente se clasifican y sistematizan. La clasificación correcta permite no solo trabajar rápidamente con documentos, sino que también facilita el trabajo con archivos y archivos.
Veamos ejemplos de lo que es una nomenclatura de casos y en qué áreas es más efectiva.
- Sistematización de documentos: cuando los documentos eranutilizado en cualquier caso (redacción de contratos, conclusión de transacciones, finalización de la causa penal, planificación del informe del departamento, etc.), y luego fuera del uso activo que abandonaron, según la nomenclatura, se almacenan en organizaciones en un orden determinado. Esto se aplica tanto a documentos en papel como a documentos electrónicos almacenados en la base de datos de la computadora.
- El contenido de la información sobre cuánto tiempoel documento se conserva durante cuánto tiempo puede ser efectivo. Cada caso incluido en la nomenclatura tiene sus propios términos para preservar los documentos incluidos en él. Cuanto más valioso e importante sea el documento, más durará. Es decir, cuando se trabaja con documentos en el caso, los evalúan inmediatamente, una especie de examen de valor. Esto ayuda y trabaja con el caso en sí.
- Asegurar la indexación de casos. La nomenclatura del caso se utiliza a menudo en el proceso de registro de documentos, y el índice de nomenclatura del caso se convierte en una parte integral del número de registro del documento. Esto se puede observar en el inventario cuando hay un inventario en la fábrica o en la institución.
- Cumple la función de referencia al estudiar la estructura organizativa de la institución, etc.
- En el trabajo de oficina se considera la base para un inventario de casos con un período permanente o temporal de almacenamiento y documentos contables.
- Se utiliza como muestra, un esquema para crear un archivador y una referencia a los documentos utilizados.
Por lo tanto, un buen conocimiento de lo que esla nomenclatura y las habilidades para trabajar con ella son necesarias en cualquier organización o institución, en la empresa. La nomenclatura debe abarcar toda la actividad documental de la institución.
Clasificación de la nomenclatura
La nomenclatura tiene sus propios estándares y requisitos de diseño, no pueden ser violados. Se establecen en metodologías e instrucciones especiales sobre el mantenimiento de registros.
Es costumbre distinguir tres tipos de nomenclatura comercial:
- típico;
- aproximado;
- Individual, desarrollado para una organización específica.
Lo que es una nomenclatura es típico, se desprende del título: son documentos normativos que establecen la composición de los casos utilizados en organizaciones del mismo tipo.
La nomenclatura aproximada está destinada aestableciendo una composición aproximada de casos que se inician en la organización de la organización, donde se distribuye esta nomenclatura. Tales muestras de gestión de registros no son normativas, sino recomendatorias. Una característica distintiva es que en documentos de este tipo se indican índices.
Las nomenclaturas administrativas típicas y ejemplares son desarrolladas por organizaciones superiores para sus organizaciones subordinadas.
Nomenclatura individual: desarrolladapara una organización específica y teniendo en cuenta la especificidad de sus actividades. Típicamente o a modo de ejemplo se usa para la muestra y se realizan los cambios necesarios en ellos.
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